Extat · Controladoria | Neres Advocacia | Desenho funcional
Separação das atividades hoje concentradas em uma única pessoa, o fluxograma do processo financeiro com o papel de cada membro, o perfil do colaborador administrativo a contratar e o escopo que passa para a Extat como BPO Financeiro e Controladoria.
O cargo se chama Analista Financeiro, mas as oito atividades descritas são, na quase totalidade, execução operacional: receber pedido, conferir documento, apertar o botão no banco, emitir boleto, ligar para o cliente, transferir o repasse. Falta a camada que dá sentido a isso — classificar, conciliar, apurar e reportar.
O sinal mais forte da entrevista: a descrição da própria função cobre todo o caminho do dinheiro — receber a demanda, conferir, pagar, emitir, cobrar, repassar, prestar contas — e para aí. Nenhuma das oito atividades é classificação no plano de contas, apuração de resultado, projeção de caixa ou análise. A única de natureza financeira, a conciliação bancária, aparece na resposta como a rotina mais repetitiva — tratada como digitação, não como controle. Existe execução financeira no escritório; não existe controladoria.
A fila de demandas que a equipe jurídica cria para o financeiro — emitir boleto, gerar pagamento — é o que mais toma o dia. É trabalho de atendimento interno, não de análise.
A única atividade tecnicamente financeira da lista é justamente a apontada como mais repetitiva — o candidato natural a sair de dentro do escritório.
Citada duas vezes: como principal dificuldade ("falta tempo") e como única sugestão de melhoria. É o gargalo declarado da função.
Leitura para a decisão: não há necessidade de um profissional com perfil financeiro sênior dentro do escritório. Há necessidade de um administrativo disciplinado para a execução e a guarda documental, e de uma segunda linha externa que controle o que ele executa. É exatamente o desenho que a Extat opera.
Toda atividade da entrevista foi decomposta em tarefas atômicas e classificada por natureza. Quem executa não pode ser quem confere — esse é o princípio que organiza a matriz da seção seguinte.
Fazer acontecer dentro de uma regra já definida: receber, conferir se o documento existe e está completo, cadastrar, pagar dentro da alçada, emitir, cobrar, anexar comprovante, arquivar.
Garantir que o que foi executado está certo e significa alguma coisa: classificar no plano de contas, conciliar, apurar rateios e comissões, projetar caixa, fechar DRE e DFC, reportar.
O que não se delega: aprovar pagamento acima da alçada, negociar e recalcular honorário com o cliente, definir política de desconto e de repasse, aprovar o rateio dos parceiros.
Os sete macroprocessos relatados por Eraldo, abertos em tarefas e atribuídos. Nenhuma atividade citada na entrevista ficou sem dono; nenhuma linha foi criada sem base no que ele descreveu ou no que o controle exige.
| # | Tarefa | Periodicidade | Responsável |
|---|---|---|---|
| 1 · Contas a pagar | |||
| 1.1 | Receber e triar as solicitações de pagamento (Dr. Neres, advogados, secretárias), exigindo documento fiscal, valor, vencimento e dados do favorecido | Diário | Administrativo |
| 1.2 | Conferência documental: nota/boleto anexado, favorecido confere, sem duplicidade com pagamento já feito | Diário | Administrativo |
| 1.3 | Cadastrar o título no Juridiq com anexo, vencimento e centro de resultado sugerido | Diário | Administrativo |
| 1.4 | Aprovar pagamento acima do limite de alçada | Sob demanda | Dr. Neres |
| 1.5 | Executar o pagamento no banco dentro do limite autorizado e anexar o comprovante ao título | Diário | Administrativo |
| 1.6 | Classificar o lançamento no plano de contas (despesa × custo × investimento, competência × caixa) e validar o centro de resultado | Diário (D+1) | Extat |
| 1.7 | Programação semanal de pagamentos e conferência contra a disponibilidade de caixa | Semanal | Extat |
| 2 · Contas a receber e emissão de cobrança | |||
| 2.1 | Emitir boleto/cobrança no Asaas a partir da solicitação da equipe jurídica, com vínculo ao cliente e ao processo | Diário | Administrativo |
| 2.2 | Padronizar a emissão: encerrar a emissão paralela por advogado e concentrar no fluxo único (fim do resíduo Cora) | Projeto | Extat |
| 2.3 | Baixar o recebimento e anexar o comprovante ao cliente/processo | Diário | Administrativo |
| 2.4 | Conciliar o recebido contra o extrato de cada conta e identificar entradas sem origem | Diário/Semanal | Extat |
| 2.5 | Segregar honorário do escritório e valor de repasse do cliente dentro de cada recebimento judicial | Mensal | Extat |
| 3 · Cobrança e inadimplência | |||
| 3.1 | Executar a régua de cobrança: contato com o inadimplente a cada 2–3 dias, envio de 2ª via, registro do contato no CRM | A cada 2–3 dias | Administrativo |
| 3.2 | Escalar ao Dr. Neres os casos que exigem recálculo ou renegociação, com o histórico já reunido | Sob demanda | Administrativo |
| 3.3 | Negociar e recalcular o honorário com o cliente | Sob demanda | Dr. Neres |
| 3.4 | Registrar o acordo firmado e reprogramar as parcelas no sistema | Sob demanda | Administrativo |
| 3.5 | Painel de inadimplência: aging, valor em aberto por cliente e por área, efetividade da régua | Semanal | Extat |
| 4 · Prestação de contas com advogados parceiros | |||
| 4.1 | Reunir os comprovantes e as informações de recebimento de cada parceria no período | Mensal | Administrativo |
| 4.2 | Apurar a receita efetivamente recebida por parceria e calcular o valor devido a cada parceiro conforme o contrato | Mensal | Extat |
| 4.3 | Aprovar o mapa de rateio antes do pagamento | Mensal | Dr. Neres |
| 4.4 | Executar os pagamentos do rateio no dia 12 e enviar a prestação de contas a cada parceiro | Mensal · dia 12 | Administrativo |
| 5 · Comissões da equipe | |||
| 5.1 | Receber do supervisor a base de cálculo das comissões | Mensal | Administrativo |
| 5.2 | Conferir a comissão contra a receita efetivamente recebida antes da liberação | Mensal | Extat |
| 5.3 | Executar o pagamento das comissões e arquivar os recibos | Mensal | Administrativo |
| 6 · RPVs, alvarás e repasses ao cliente | |||
| 6.1 | Levantar diariamente os créditos e depósitos judiciais nas contas e listar os que não têm origem identificada | Diário | Administrativo |
| 6.2 | Acionar o gerente do banco e o advogado responsável para identificar a origem do depósito | Sob demanda | Administrativo |
| 6.3 | Vincular o crédito ao cliente e ao processo e calcular quanto é honorário e quanto é repasse | Semanal | Extat |
| 6.4 | Executar o repasse ao cliente e enviar o demonstrativo de prestação de contas | Semanal | Administrativo |
| 6.5 | Cobrar o repasse quando o cliente recebeu o crédito diretamente | Sob demanda | Administrativo |
| 6.6 | Painel de RPVs: recebidos, identificados, repassados e pendentes, com aging por dias sem identificação | Semanal | Extat |
| 7 · Fila de tarefas do financeiro | |||
| 7.1 | Atender diariamente as tarefas abertas pela equipe, dar baixa e arquivar as concluídas — meta de fila zerada no fim do dia | Diário | Administrativo |
| 7.2 | Desenhar o POP de abertura de tarefa (o que a equipe precisa informar) para eliminar o retrabalho de ida e volta | Projeto | Extat |
Contagem: 21 tarefas ficam com o colaborador administrativo, 12 passam para a Extat e 3 permanecem como decisão exclusiva do Dr. Neres. Nenhuma delas exige, do lado interno, formação ou experiência em contabilidade.
A matriz diz quem faz o quê. O fluxo diz em que ordem, por onde a informação passa e onde alguém confere antes de o dinheiro sair. É esta parte que hoje não existe desenhada — e é por isso que a pendência se acumula.
Origem Administrativo Extat Dr. Neres Linha tracejada = retorno ou exceção
O macrofluxo acima é a regra geral. Na prática, o escritório roda quatro processos com ritmos diferentes — e é neles que a divisão de responsabilidades precisa estar clara para funcionar no dia a dia.
Diário. Do pedido de pagamento até a classificação contábil.
Diário, com régua a cada 2–3 dias. Concentra o pico do dia 20.
Diário na varredura, semanal no repasse. É o gargalo declarado na entrevista.
Mensal. O calendário que amarra as duas pontas.
O fluxo só se sustenta se estiver escrito quem pode iniciar, quem executa, quem confere e quem aprova cada tipo de movimentação. A entrevista confirma que existe um limite de valor no acesso bancário, mas o valor não foi informado — definir esse número é o primeiro item a fechar com o Dr. Neres.
| Movimentação | Inicia | Executa | Confere | Aprova |
|---|---|---|---|---|
| Despesa recorrente de fornecedor já cadastrado, dentro do limite | Adm | Adm | Extat | alçada permanente |
| Pagamento acima do limite de alçada | Adm | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Fornecedor novo ou despesa não recorrente | Jurídico | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Emissão de boleto ou link de cobrança | Jurídico | Adm | Extat | não requer |
| Desconto, parcelamento ou renegociação de honorário | Cliente | Adm registra | Extat | Dr. Neres |
| Rateio dos advogados parceiros | Extat apura | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Comissão da equipe comercial | Supervisor | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Repasse de RPV ou alvará ao cliente | Adm | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Transferência entre contas próprias (PF ↔ PJ) | Dr. Neres | Adm | Extat | Dr. Neres |
| Abertura de conta, novo meio de cobrança ou novo acesso bancário | Extat propõe | Adm | Extat | Dr. Neres |
Três números precisam ser fixados para o fluxo entrar em operação: o limite de alçada do administrativo no acesso bancário, o valor a partir do qual um repasse de RPV exige aprovação individual, e o prazo máximo que um crédito judicial pode ficar sem identificação antes de virar exceção reportada ao sócio.
Perfil desenhado para as 21 tarefas acima, mais o apoio administrativo geral do escritório. O cargo é de organização e disciplina, não de análise financeira.
Garantir que todo documento, cobrança, pagamento e repasse do escritório circule com informação completa, no prazo e com comprovante anexado ao cliente e ao processo — de forma que a controladoria consiga classificar, conciliar e reportar sem retrabalho.
| Bloco | Atividades | Periodicidade |
|---|---|---|
| Contas a pagar | Triagem das solicitações, conferência documental, cadastro no sistema, execução do pagamento dentro da alçada, guarda do comprovante | Diário |
| Contas a receber | Emissão de boletos e links de cobrança, baixa dos recebimentos, anexação de comprovantes ao processo | Diário |
| Cobrança | Régua de contato com inadimplentes, envio de 2ª via, registro no CRM, escalonamento ao Dr. Neres e registro do acordo | A cada 2–3 dias |
| RPVs e repasses | Varredura diária de créditos judiciais, contato com gerente do banco e com o advogado para identificar origem, execução do repasse e envio do demonstrativo | Diário / Semanal |
| Parceiros e comissões | Reunir comprovantes das parcerias, executar o rateio aprovado no dia 12, pagar comissões e arquivar recibos | Mensal |
| Fila de tarefas | Atender, dar baixa e arquivar as tarefas abertas pela equipe no sistema jurídico | Diário |
| Organização documental | Manter a pasta do cliente e do processo completa: contratos, procurações, comprovantes, extratos; padronizar nomes de arquivo | Diário |
| Pacote mensal | Fechar e enviar à Extat extratos, comprovantes, contratos novos e documentos do mês | Mensal · até 3º dia útil |
| Administrativo geral | Agenda e correspondência do escritório, protocolos e cartório, compras de material, controle de contratos de fornecedores e assinaturas, cadastro de clientes | Diário |
Classificar lançamentos no plano de contas · conciliar contas bancárias · apurar rateio de parceiros e comissões · fechar DRE e DFC · projetar caixa · decidir desconto, prazo ou renegociação · aprovar pagamento acima da alçada · movimentar valores sem aprovação registrada. Deixar qualquer um destes itens dentro do cargo recria o problema que a separação resolve.
O que passa a ser executado fora do escritório, aproveitando a base já construída na auditoria: consolidação de 9.108 transações em sete contas, plano de contas gerencial de escritório de advocacia e cruzamento das bases Peritum e Juridiq.
O pico relatado é real e previsível: a partir do dia 20, com o vencimento dos boletos dos clientes. O calendário abaixo distribui o trabalho para que o pico não engula as rotinas de controle.
Intensidade da carga ao longo do mês — conforme relatado na entrevista (leitura qualitativa, não medida)
| De → para | Compromisso | Prazo |
|---|---|---|
| Adm → Extat | Documentos e comprovantes do dia lançados e anexados no sistema | Até 18h do mesmo dia |
| Adm → Extat | Resposta a pendência apontada pela controladoria | 24h |
| Adm → Extat | Pacote mensal fechado: extratos, comprovantes, contratos novos | Até o 3º dia útil |
| Extat → Neres | Classificação dos lançamentos do dia anterior | D+1 |
| Extat → Neres | Painel de inadimplência e painel de RPVs | Semanal · segunda-feira |
| Extat → Neres | Conciliação bancária de todas as contas do mês anterior | Até o 5º dia útil |
| Extat → Neres | Mapa de rateio dos parceiros para aprovação | Até o dia 10 |
| Extat → Neres | DRE gerencial, DFC e relatório executivo | Até o 10º dia útil |
| Extat → Neres | Reunião mensal de resultado | Até o 15º dia útil |
Cada indicador responde a um problema declarado na entrevista — tarefas pendentes, falta de tempo para a prestação de contas de RPV, pico do dia 20.
| Indicador | Responde a | Meta |
|---|---|---|
| Fila de tarefas do financeiro em aberto ao fim do dia | "Erros mais frequentes: tarefas pendentes" | 0 |
| Tarefas atendidas dentro do prazo acordado | Rotina que mais consome tempo | ≥ 95% |
| Pagamentos com documento e comprovante anexados no ato | Base para conciliação sem retrabalho | 100% |
| Boletos emitidos no mesmo dia da solicitação | Pico de vencimentos do dia 20 | ≥ 95% |
| Inadimplentes contatados dentro da régua | Cobrança hoje dependente de disponibilidade | 100% |
| RPVs sem origem identificada há mais de 15 dias | Principal dificuldade declarada | 0 |
| Lançamentos devolvidos pela Extat por falta de documento | Qualidade da entrega para a controladoria | ≤ 2% |
| Envio do pacote mensal | Fechamento no prazo | 3º dia útil |
Referências públicas de mercado, para orientar a faixa de contratação. Não são recomendação de valor: o número final depende da convenção coletiva aplicável e do piso estadual do Maranhão, que devem ser verificados antes da oferta.
Contratar no perfil analista financeiro sênior custaria de duas a três vezes mais e continuaria sem resolver o problema de fundo: uma única pessoa executando e conferindo a si mesma.
Além da economia, a divisão resolve um risco de controle que existe hoje e que a auditoria já evidenciou.
A mesma pessoa recebe a demanda, executa o pagamento, emite o boleto, cobra, apura o rateio e concilia. Não existe segunda linha que confira o trabalho da primeira.
Nenhuma atividade da função produz classificação no plano de contas, apuração por área ou fechamento. Sem essa camada não há DRE confiável, não há resultado por frente de atuação e não há como sustentar uma auditoria.
A consolidação de extratos já mostrou movimentação pessoal e da empresa nas mesmas rotinas. Enquanto quem executa também classifica, a separação não se sustenta.
O desenho proposto cria a segunda linha sem adicionar headcount: o escritório contrata um perfil administrativo, mais barato e mais fácil de repor, e a função de controle passa a ser exercida por uma equipe externa que não executa pagamentos — que é a definição prática de segregação de funções.